Bluevision Smart Document is een modulaire web-based document management oplossing waarmee u de documentstromen in uw organisatie kunt verbeteren en versnellen.

Door het optimaliseren van processen kunt u met deze document management oplossing tijd en kosten voor uw organisatie besparen. Bluevision´s document management software is geheel ontwikkeld op basis van de nieuwste Adobe Flex technologiën. Hierdoor is deze web-based software overzichtelijk, intuïtief en biedt flexibiliteit met betrekking tot integraties met software pakketten van derden.

Met Bluevision Smart Document is het mogelijk om ondermeer facturen, correspondentie, bestellingen, contracten, declaraties en tekeningen eenvoudig en overzichtelijk te beheren. Al uw documenten, zowel papier als elektronisch, kunt u door middel van een paar muisklikken inzien en indien gewenst ook doorsturen naar anderen binnen uw organisatie.

Bluevision Smart Document realiseert transparantie in de documentendoorvoer van uw organisatie, waardoor u accorderings- en wijzigingsprocessen beter kunt controleren en nauwkeuriger in kaart kunt brengen. U beschikt hiermee op eenvoudige en veilige wijze over alle informatie binnen uw organisatie. Of het uw interne, gescande of andere documenten betreft; deze zijn keurig gerangschikt en vanaf iedere pc raadpleegbaar. Bluevision's Smart Document software kan opgebouwd worden uit de volgende modules:

1) Herkenning van documenten:

Tekst herkenning

Bluevision integreert de alom bekende IRISPdf Server oplossing, welke wordt erkend als de absolute standaard voor het inscannen van documenten met Optical Character Regocnition (OCR) technologiën. Het systeem werkt eenvoudig in combinatie met een kopieerapparaat. U scant al uw documenten in en IRISPdf Server indexeert de documenten automatisch op basis van tekstuele inhoud en genereert vervolgens een Pdf bestand van ieder document. Deze bestanden zijn leesbaar als tekstdocumenten hetgeen u in staat stelt om documenten snel terug te vinden door te zoeken op tekstuele inhoud. Ook is het mogelijk om kernwoorden toe te voegen aan bepaalde documenten om zoekopdrachten te vereenvoudigen. De mogelijkheid tot het zoeken en vooral snel vinden van gegevens, in duizenden documenten, bespaart u hierdoor veel kostbare tijd.

Barcode scanning

Barcode scanning biedt voor een diversiteit aan toepassingen vele mogelijkheden om snel en geheel geautomatiseerd documenten te archiveren. Door documenten te voorzien van een barcode sticker of voorblad is het mogelijk om documenten eenvoudig in te scannen. De software detecteert de streepjescode en stuurt het document automatisch naar de juiste bestemming. Barcode scanning is mogelijk voor zowel gedrukte documenten als handgeschreven tekst. Barcode scanning vereenvoudigt logistieke workflows in grote organisaties waar dagelijks veel documenten omgaan.

2) Archivering en routing van documenten:

De Bluevision Document Management oplossing heeft overzichtelijk dashboard waar u eenvoudig de documenten in uw organisatie kan beheren en structuur kan aanbrengen bij het archiveren en doorsturen van dossiers. Ongeacht het soort document (Word, Excell, Pdf, images,…) kunt u bepalen welke gebruikers of groepen toegang krijgen tot de documenten binnen uw organisatie. Het systeem maakt het mogelijk om de stroom aan documenten overzichtelijk te ordenen waardoor het in de toekomst eenvoudiger is documenten terug te vinden door te zoeken op bijvoorbeeld naam van de auteur, datum, titel, inhoud, afzender of groep. U kunt hierbij zelf de workflows definiëren en bepalen welke afdelingen of personen de documenten mogen inzien.

3) Accordering van documenten:

Met het Bluevision Document Management systeem is het mogelijk om facturen dusdanig in te stellen dat inhoud (factuurnummer, bedragen, leverancier naam, produktcodering, levering etc.) herkend wordt en documenten vervolgens geheel automatisch verwerkt worden. Rekeningen kunt u hierdoor na accordering automatisch laten doorboeken in uw boekhoudpakket. In een traditionele omgeving is het accorderen van processen vaak niet zo eenvoudig.

Met het Bluevision document management systeem is het mogelijk om processen per gebruiker en per afdeling in enkele klikken te definiëren. Zodra een actie van een bepaalde gebruiker wordt verwacht, wordt er automatisch een email ter herinnering gegenereerd. Bluevision's Smart Document heeft bovendien een functionaliteit voor het toevoegen van opmerkingen of andere documenten bij rekeningen waardoor u snel en efficient dossiers kan behandelen.

Aanpassen aan uw werkwijze

Bluevision Smart Document is 100% modulair op te bouwen. De software beschikt over een groot aantal eenvoudig te gebruiken functionaliteiten maar kan eveneens voor alle specifieke behoeften van uw onderneming op maat gemaakt worden. Ook is het mogelijk de software te koppelen aan andere softwarepakketten. Hierbij kunt u denken aan ERP software, boekhoudsoftware enzovoorts.

Neemt u gerust contact op met één van onze consultants voor meer informatie over onze Document Management oplossingen.